Kuszące może być udostępnianie loginu Mergin Maps Maps innym użytkownikom w celu współdzielenia dostępu do przestrzeni roboczej lub projektów. Istnieje jednak kilka powodów, dla których użytkownicy powinni unikać tej praktyki. Pierwszym powodem jest to, że udostępnianie loginu innym użytkownikom jest niezgodne zWarunkami korzystania z usługi Mergin Maps Maps (korzystanie z udostępniania loginu może prowadzić do utraty dostępu do konta). Oprócz naruszenia umowy użytkownika, udostępnianie loginów nie jest uważane za najlepszą praktykę korzystania z usługi, ponieważ uniemożliwi to korzystanie z niektórych funkcji i może prowadzić do innych problemów w przepływie pracy nad projektem.
Unikanie błędów w projektach poprzez przypisywanie prawidłowych uprawnień użytkowników
Udostępnianie loginów uniemożliwia korzystanie z elastycznej kontroli uprawnień Mergin MapsMaps w obszarze roboczym. Różne role użytkowników dostępne do administrowania przestrzenią roboczą mogą zapewnić większą kontrolę nad tym, którzy użytkownicy mogą uzyskać dostęp do niektórych projektów i zapobiegać niepożądanym zmianom w projektach, ograniczając, które części projektu mogą zmieniać różni użytkownicy w zależności od ich roli, a nawet ograniczając niektórych użytkowników do dostępu tylko do projektów, do których mają uprawnienia. Możesz uniemożliwić niektórym użytkownikom usuwanie projektów lub zmianę schematu danych projektu, aby zapobiec przypadkowej utracie danych, nadając im określoną rolę, taką jak Redaktor.
Trudniej jest naprawić projekty, jeśli coś pójdzie nie tak
Chociaż jedną z funkcji Mergin Maps Maps, którą uwielbiają nasi użytkownicy, jest niezawodność synchronizacji danych, czasami coś może pójść nie tak. Użytkownik może przypadkowo usunąć funkcje z projektu, przesłać uszkodzone dane lub napotkać błąd powodujący niepowodzenie synchronizacji projektu.
W takich przypadkach pomocne jest, aby nasz zespół pomocy technicznej był w stanie zidentyfikować użytkownika i urządzenia używane w historii projektu, abyśmy mogli określić przyczynę problemów i rozwiązać wszelkie błędy, które mogą powodować problemy. Jeśli wszyscy użytkownicy mają tę samą nazwę użytkownika, przejście przez historię projektu w celu zidentyfikowania problemu zajmie nam znacznie więcej czasu. Oznacza to, że możesz stracić cenny czas, podczas gdy Twój projekt jest bezużyteczny.
Udostępnianie loginu łamie zasady bezpieczeństwa
Udostępnianie loginów wielu użytkownikom może narazić Cię na naruszenie bezpieczeństwa danych. Jeśli pracownik odejdzie z organizacji, może nadal mieć dostęp do danych projektu, chyba że zmienisz dane logowania, lub możesz mieć naruszenie danych, jeśli urządzenie mobilne zostanie zgubione w terenie. Złośliwy podmiot może również uzyskać dostęp do projektu i usunąć dane. Co więcej, udostępnianie loginów może prowadzić do kłopotów regulacyjnych, jeśli organizacja jest zobowiązana do przestrzegania standardów bezpieczeństwa danych, takich jak ISO27001 lub SOC 2.
Tracisz możliwość korzystania z zaawansowanych funkcji
Udostępnianie loginów użytkowników uniemożliwia korzystanie z pełnej mocy funkcji Mergin Maps do zarządzania projektami. Jeśli każdy użytkownik ma swój własny login, możesz skorzystać z zaawansowanych narzędzi raportowania, takich jak:
- Dzienniki historii projektu, które pokazują, kto dokonał określonych zmian w projekcie.
- Śledzenie pozycji, które pozwala użytkownikom rejestrować swoją lokalizację w tle
- Dodatkowe zmienne, które pozwalają zarejestrować, który użytkownik utworzył lub ostatnio edytował funkcję lub ograniczyć, kto może edytować określone pola lub funkcje.
- Narzędzia do przetwarzania, które umożliwiają tworzenie raportów dotyczących aktywności i wykorzystania projektu
Kupuj tylko potrzebne licencje z elastycznymi uprawnieniami użytkowników
Elastyczność zarządzania użytkownikami w przestrzeni roboczej zapobiega konieczności zakupu większej liczby miejsc niż jest to konieczne w ramach subskrypcji przestrzeni roboczej. Możesz przypisać nieaktywnych użytkowników jako "Czytelników" w swojej przestrzeni roboczej i nie będą oni wliczani do limitu aktywnych współpracowników. Można również zmienić te role dla dowolnego użytkownika w dowolnym momencie.
Załóżmy na przykład, że masz 50 użytkowników, którzy muszą mieć dostęp do Twojej przestrzeni roboczej, ale tylko 15 z nich będzie aktywnie pracować nad projektami w danym czasie. W takim przypadku do subskrypcji przestrzeni roboczej wystarczy zakupić tylko 15 miejsc dla współpracowników. Następnie możesz przypisać użytkownikom role Administratora, Pisarza lub Redaktora, gdy aktywnie pracują nad projektami, a pozostałym użytkownikom nadać role Czytelnika.
Gdy jeden użytkownik zakończy pracę nad projektem, możesz uczynić go Czytelnikiem i nadać innemu użytkownikowi aktywną rolę bez konieczności zakupu kolejnego miejsca dla współpracownika, o ile w tym czasie nie ma więcej niż 15 aktywnych użytkowników. Ponadto Czytelnicy mogą nadal pobierać i synchronizować projekty, do których mają dostęp, dzięki czemu mogą być na bieżąco z najnowszą wersją projektu, po prostu nie będą mogli wprowadzać żadnych zmian w projektach, dopóki nie będą mieli aktywnej roli.
W razie pytań służymy pomocą
Jak zawsze, chętnie pomożemy w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących ról użytkowników i zarządzania nimi. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące swojego konta Workspace, możesz utworzyć zgłoszenie do pomocy technicznej, a my skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Mamy również aktywną społeczność użytkowników na naszym kanale Slack, gdzie można uzyskać pomoc od innych użytkowników i naszego zespołu wsparcia. Możesz również zapoznać się z naszą dokumentacją, aby dowiedzieć się więcej o tych funkcjach i znaleźć inne informacje na temat zarządzania projektami. Ponadto, jeśli są jakieś funkcje, które Twoim zdaniem poprawiłyby komfort korzystania z Mergin Maps Maps, odwiedź naszą stronę z listą życzeń, gdzie możesz poprosić o nowe funkcje, które chciałbyś zobaczyć w aplikacji, i zagłosować na nie.